Van Olmen & Wynant hecht veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Deze beleidsverklaring bevat informatie over de verwerkingsactiviteiten van Van Olmen & Wynant inzake persoonsgegevens, de rechten van de betrokkenen en de maatregelen die Van Olmen & Wynant heeft genomen om de persoonlijke levenssfeer te beschermen.
1. Kader
Het advocatenkantoor VAN OLMEN & WYNANT CVBA, met maatschappelijke zetel te 1050 Brussel, Louizalaan 221, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0465.265.844 (hierna "Van Olmen & Wynant" genoemd) hecht veel belang aan de bescherming van de persoonsgegevens die het verwerkt. In het kader van deontologisch en juridisch verantwoord handelen, verbindt Van Olmen & Wynant zich ertoe de Verordening (EU) nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna de "AVG" genoemd) na te leven.
Met deze beleidsverklaring wenst Van Olmen & Wynant u te informeren over de verwerking van de persoonsgegevens en de rechten van de betrokkenen. Deze beleidsverklaring beschrijft onder meer de maatregelen die Van Olmen & Wynant heeft genomen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het kader van haar dienstverlening, waaronder middels het gebruik van haar website en social media pagina’s zoals Facebook, LinkedIn en Twitter.
Cliënten en Betrokkenen (zoals hieronder gedefinieerd) worden daarom verzocht dit beleid zorgvuldig te lezen, met dien verstande dat het van tijd tot tijd kan worden gewijzigd in het licht van de feedback of wijzigingen in diensten, voorwaarden of wettelijke of regelgevende bepalingen.
2. Definities
Voor een goed begrip van de terminologie die in het kader van deze beleidsverklaring wordt gebruikt, worden hieronder een aantal termen gedefinieerd, gebeurlijk in overeenstemming met de AVG:
a) Betrokkene: betekent een natuurlijk persoon, gebeurlijk de Cliënt, van wie de Persoonsgegevens door hem of door een Cliënt expliciet of impliciet aan Van Olmen & Wynant zijn verstrekt.
b) Cliënt: betekent een cliënt aan wie Van Olmen & Wynant diensten verleent of in het verleden diensten heeft verleend.
c) Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: betekent een inbreuk op de beveiliging die leidt tot accidentele of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot de Verwerkte Persoonsgegevens.
d) Opdracht: betekent de contractuele relatie van Cliënt en/of Betrokkene met Van Olmen & Wynant in haar hoedanigheid van juridisch adviseur van Cliënt en/of Betrokkene.
e) Persoonsgegevens: betekent elke informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("Betrokkene") overeenkomstig de AVG.
f) Verwerking: betekent elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of gehelen van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde middelen, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, vaststellen, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in overeenstemming brengen, alsmede het beperken, wissen of vernietigen.
g) Verantwoordelijke voor de Verwerking: betekent de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of andere instantie die, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, zijnde, in voorkomend geval, Van Olmen & Wynant.
h) Verwerker: betekent een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of andere instantie, gegevens verwerkt voor rekening van de Verantwoordelijke voor de Verwerking, zijnde, indien Cliënt de Verantwoordelijke voor de Verwerking is, Van Olmen & Wynant.
i) Website: betekent de website van Van Olmen & Wynant (www.vow.be).
j) Social Media Pagina’s: de Facebookpagina van Van Olmen & Wynant (https://www.facebook.com/Van-Olmen-Wynant-298559497409890/), de LinkedIn pagina van Van Olmen & Wynant (https://www.linkedin.com/company/van-olmen-&-wynant/) en de Twitter pagina van Van Olmen & Wynant (https://twitter.com/vanolmenwynant?lang=nl).
3. Toestemming voor Verwerking
Door Van Olmen & Wynant aan te stellen als juridisch adviseur (mogelijks door de ondertekening van de tarievenovereenkomst) en/of door het bezoeken van de Website en/of Social Media Pagina’s en/of door het overdragen aan Van Olmen & Wynant van Persoonsgegevens via de Website of Social Media Pagina’s of op enige andere wijze en voor zover de Verwerking niet gebaseerd is op enige andere grond voor Verwerking als bedoeld in artikel 6 AVG:
- geeft Betrokkene, indien hij de Persoonsgegevens verstrekt, aan Van Olmen & Wynant de toestemming om alle gegevens, met inbegrip van de Persoonsgegevens met betrekking tot de Betrokkene, te Verwerken in overeenstemming met de hieronder beschreven doeleinden;
- garandeert Cliënt, indien hij de Persoonsgegevens van de Betrokkene verstrekt, dat hij over de nodige toestemmingen en/of wettelijke basis beschikt om Van Olmen & Wynant de toestemming te geven om alle gegevens, met inbegrip van Persoonsgegevens met betrekking tot de Betrokkene(n), te Verwerken in overeenstemming met de hieronder beschreven doeleinden.
4. De verzameling en de aard van de Persoonsgegevens
Van Olmen & Wynant verzamelt Persoonsgegevens door middel van hun overdracht door Cliënt of Betrokkene, in het bijzonder in het kader van de Opdracht, via de Website, via Social Media Pagina’s, via publiek toegankelijke bronnen en via bronnen de toegang waartoe wettelijk is beperkt. Bovendien herkent de server van de Website automatisch het IP-adres en/of de domeinnaam van de persoon die de Website bezoekt.
Wanneer Persoonsgegevens via het gebruik van Social Media Pagina’s verzameld worden, verzoekt Van Olmen & Wynant de Client of Betrokkene om de privacy policies van de social media providers te consulteren om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen op de Verwerking van deze gegevens. De privacy policies van deze social media providers kunnen geconsulteerd worden via volgende weblinks: https://www.facebook.com/policy.php (Facebook), https://twitter.com/en/privacy (Twitter) en https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy (LinkedIn)
De Persoonsgegevens omvatten dus onder meer de naam en de voornaam, de contactgegevens, zoals het adres, het telefoonnummer, het e-mailadres, de identificatiegegevens zoals het btw-nummer en het nationale registratienummer, de gegevens over de burgerlijke stand, de geboortedatum en -plaats en de gegevens met betrekking tot arbeids- of beroepsactiviteiten.
In het kader van de Opdracht is het ook mogelijk dat Van Olmen & Wynant bepaalde gevoelige categorieën Persoonsgegevens verwerkt, zoals ras of etnische afkomst, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, politieke overtuiging of voorkeur en gegevens over gezondheid. De verwerking van deze Persoonsgegevens is onderworpen aan de specifieke bepalingen zoals beschreven in artikel 6 van deze beleidsverklaring.
5. Het doel van de Verwerking
Van Olmen & Wynant verwerkt Persoonsgegevens in het kader van de Opdracht (inclusief de administratieve opvolging van de dossiers en de uitvoering van de honorariumovereenkomsten), met het oog op een efficiënt klantenbeheer en voor reclame- en marketingdoeleinden, zoals nieuwsbrieven, evenementen, seminaries en congressen en zakelijke attenties (zoals kerstkaarten).
Alle Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor het doel waarvoor zij zijn verzameld en voor zover dit nodig is om dat doel te bereiken. Deze beperking geldt zowel voor de hoeveelheid Persoonsgegevens als voor de omvang van de Verwerking, de bewaartermijn en de toegankelijkheid.
Indien de Persoonsgegevens voor een ander doel zouden worden Verwerkt dan waarvoor zij oorspronkelijk zijn verzameld, dan zorgt Van Olmen & Wynant ervoor dat de Verwerking niet plaatsvindt op een wijze die onverenigbaar is met het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn verstrekt. Indien het gewenste doel onverenigbaar is met het initiële doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn verstrekt, zal Van Olmen & Wynant de toestemming van Cliënt en/of Betrokkene vragen voor de Verwerking van hun respectievelijke Persoonsgegevens in het licht van dit nieuwe doel, mits de toestemming vrijelijk wordt gegeven.
Van Olmen & Wynant stelt als principe voorop om geen gebruik te maken van geautomatiseerde besluitvorming.
Indien Cliënt of, indien van toepassing, Betrokkene niet wenst dat zijn Persoonsgegevens worden verwerkt voor publiciteits- en marketingdoeleinden of zakelijke attenties, kan hij zijn toestemming te allen tijde intrekken door middel van een eenvoudig verzoek aan Van Olmen & Wynant zoals bedoeld in artikel 14 van deze beleidsverklaring, dan wel via de in de desbetreffende mededeling voorziene middelen.
6. De rechtmatigheid van de Verwerking
Van Olmen & Wynant Verwerkt Persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is (a) voor de uitvoering van de Opdracht of voor de uitvoering van de door Cliënt of Betrokkene gevraagde precontractuele maatregelen, of (b) om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen, of (c) voor reclame- en marketingdoeleinden gericht op informatieverstrekking aan Cliënten en/of Betrokkenen en klantenbindende informatieverstrekking, of (d) voor het behartigen van de rechtmatige belangen van Van Olmen & Wynant.
Indien de Verwerking niet gerechtvaardigd kan worden door één van de bovengenoemde rechtsgronden, kan Van Olmen & Wynant de toestemming van de Cliënt en/of Betrokkene vragen, mits deze toestemming vrijelijk wordt gegeven.
Wat betreft de Verwerking van gevoelige Persoonsgegevens, Van Olmen & Wynant verwerkt deze Persoonsgegevens indien (a) zij de uitdrukkelijke toestemming van de Betrokkene heeft verkregen, gebeurlijk via de Cliënt, om één of meerdere bijzondere categorieën van Persoonsgegevens te verwerken voor één of meer welbepaalde doeleinden of (b) indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Opdracht, in het bijzonder in het kader van het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van rechtsvorderingen, (c) om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Van Olmen & Wynant of (d) indien de Verwerking betrekking heeft op Persoonsgegevens die kennelijk openbaar zijn gemaakt door de Betrokkene.
7. De ontvangers en (sub)verwerkers
Van Olmen & Wynant kan Persoonsgegevens overdragen (of kan verplicht worden om Persoonsgegevens over te dragen) aan overheden en kan Persoonsgegevens overdragen aan (sub-)Verwerkers zodat zij deze gegevens voor rekening van Van Olmen & Wynant kunnen verwerken, op voorwaarde dat (sub-)Verwerkers een adequaat niveau van bescherming van Persoonsgegevens garanderen en contractueel verplicht zijn te voldoen aan de AVG. Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen indien er geen bescherming is geboden die ten minste gelijkwaardig is aan de bescherming binnen de EER.
Persoonsgegevens kunnen voor intern gebruik worden gecommuniceerd aan de medewerkers van Van Olmen & Wynant en haar advocaten, maar altijd voor zover en in die mate dat dit nodig is voor de uitoefening van hun taken, zoals de opvolging en behandeling van de dossiers, administratieve opvolging en opvolging van klantenrelaties.
Van Olmen & Wynant kan ook Persoonsgegevens overdragen (of kan verplicht worden om Persoonsgegevens over te dragen) in verband met haar gebruik van externe (sub-)Verwerkers (zoals leveranciers van IT-diensten, waaronder de diensten met betrekking tot software voor de verwerking en opvolging van dossiers of van boekhouding, de accountant, de samenwerkende partners en andere personen die betrokken zijn bij de opvolging van het dossier, zoals notarissen, advocaten en gerechtsdeurwaarders), op voorwaarde dat zij voldoende garanties bieden met betrekking tot de passende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de Verwerking gebeurt in overeenstemming is met de vereisten van de AVG en de bescherming van de rechten op het gebied van de bescherming van Persoonsgegevens en wanneer de doorgifte noodzakelijk is binnen het toepasselijke wettelijke of regelgevende kader, rekening houdend met de doelstellingen van de Verwerking.
Voor zover de AVG dit vereist, heeft Van Olmen & Wynant een overeenkomst gesloten met de (sub-)verwerkers waarin het doel van de Verwerking is bepaald, de Verwerker zich er onder meer toe heeft verbonden om de vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens te respecteren, de Verwerking te beperken tot hetgeen in overeenstemming is met de instructies van Van Olmen & Wynant of met hetgeen wettelijk is toegestaan en medewerking te verlenen aan de uitoefening van de rechten die de AVG aan Cliënt en Betrokkene verleent.
8. De opslag van Persoonsgegevens
Van Olmen & Wynant kan Persoonsgegevens opslaan op servers die zich buiten België of in een cloud-omgeving bevinden. In een dergelijk geval zorgt Van Olmen & Wynant ervoor dat de Persoonsgegevens worden opgeslagen in een lidstaat van de EU en/of in een land dat een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming biedt en/of dat de naleving van de bepalingen van de AVG contractueel is gegarandeerd.
9. Registratie van de Verwerkingsactiviteiten
Voor zover wettelijk vereist zal Van Olmen & Wynant een register bijhouden van de door of onder haar verantwoordelijkheid verrichte Verwerkingsactiviteiten. In dat geval bevat het register de door de AVG vereiste informatie, zoals de naam en de contactgegevens van de (gezamenlijke) functionaris voor gegevensbescherming, de verwerkingsdoeleinden, beschrijving van de categorieën Betrokkenen, van Persoonsgegevens en van ontvangers, de bewaartermijn, enz.
10. De rechten van Cliënten en Betrokkenen
Betrokkene of Cliënt kan onderstaande rechten uitoefenen door middel van een schriftelijke mededeling aan het volgende e-mailadres: personaldata@vow.be. Van Olmen & Wynant wijst erop dat indien Cliënt en/of Betrokkene bezwaar maakt tegen de Verwerking van de betreffende Persoonsgegevens of de hieronder vermelde rechten uitoefent, dit tot gevolg kan hebben dat Van Olmen & Wynant de Opdracht niet verder kan uitvoeren en/of dat Cliënt of Betrokkene geen beroep meer zal kunnen doen op de diensten van Van Olmen & Wynant.
10.1 Recht om de toestemming in te trekken
Indien de Verwerking op zijn toestemming is gebaseerd, heeft Cliënt en/of Betrokkene te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken, zonder dat deze intrekking afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de Verwerking die heeft plaatsgevonden vóór de intrekking van de toestemming.
10.2 Recht van toegang
Onverminderd haar wettelijke en deontologische verplichtingen zal Van Olmen & Wynant de Cliënt of de Betrokkene tijdens het eerste overleg mondeling de informatie over de Verwerking van Persoonsgegevens met betrekking tot de Cliënt of de Betrokkene verstrekken, met inbegrip van het doel, het belang en de principes van de Verwerking. Cliënt en/of Betrokkene kunnen te allen tijde hun Persoonsgegevens en alle informatie met betrekking tot de Verwerking van hun Persoonsgegevens inzien.
10.3 Recht op correctie
Cliënt en/of Betrokkene heeft het recht om, voor zover wettelijk mogelijk, onjuiste of onvolledige Persoonsgegevens die op hemzelf betrekking hebben, te laten verbeteren.
10.4 Recht op het wissen van gegevens
Tenzij Verwerking noodzakelijk is voor het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van een rechtsvordering of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting die op Van Olmen & Wynant rust, heeft Cliënt en/of Betrokkene het recht om de Persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, te laten wissen indien (a) de Persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn Verwerkt, of (b) de toestemming, voor zover de Verwerking daarop is gebaseerd, door Cliënt en/of Betrokkene is ingetrokken, of (c) Cliënt en/of Betrokkene bezwaar maakt tegen de Verwerking en er geen zwaarwegende en gerechtvaardigde redenen zijn voor Van Olmen & Wynant of (d) de Persoonsgegevens rechtmatig zijn verwerkt, of (e) de Persoonsgegevens moeten worden gewist om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
Indien het verzoek tot verwijdering deel uitmaakt van het bezwaar tegen de Verwerking om redenen die verband houden met de specifieke situatie van de desbetreffende Cliënt en/of Betrokkene, zal Van Olmen & Wynant de gegevens wissen, behoudens zwaarwegende en gerechtvaardigde gronden voor Verwerking die zwaarder wegen dan de belangen en rechten van de desbetreffende Cliënt en/of Betrokkene of die verband houden met het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van een rechtsvordering.
10.5 Recht op beperking van de Verwerking
De Cliënt en/of Betrokkene heeft het recht om van Van Olmen & Wynant de beperking van de Verwerking te bekomen indien (a) de juistheid van de Persoonsgegevens door hem wordt betwist, of (b) de Verwerking onrechtmatig is en hij bezwaar maakt tegen het wissen van de Persoonsgegevens of (c) hij Persoonsgegevens nodig heeft voor het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van een rechtsvordering, terwijl Van Olmen & Wynant die gegevens niet langer voor de verwerking nodig heeft, of (d) hij tegen de Verwerking bezwaar heeft gemaakt op grond van de gerechtvaardigde gronden als genoemd in artikel 21 AVG.
10.6 Recht op gegevensportabiliteit
De betrokken Cliënt en/of Betrokkene heeft het recht om de hem betreffende Persoonsgegevens in een gestructureerde, gebruikelijke en leesbare vorm te verkrijgen en om deze gegevens doorgegeven te zien aan een andere Verwerker indien (a) de Verwerking is gebaseerd op toestemming of (b) de Verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht in opvolging van Van Olmen & Wynant als advocaat.
10.7 Recht om bezwaar aan te tekenen
Cliënt en/of Betrokkene heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (www.privacycommission.be)) indien hij van mening is dat de Verwerking onrechtmatig is.
11. De verplichting van Van Olmen & Wynant
Van Olmen & Wynant heeft passende maatregelen genomen om Persoonsgegevens te beschermen om ervoor te zorgen dat de Persoonsgegevens in overeenstemming met de bovengenoemde doeleinden worden gebruikt en dat de juistheid en het actueel karakter ervan worden gewaarborgd.
12. De veiligheid van Persoonsgegevens
Van Olmen & Wynant garandeert dat de Persoonsgegevens van Cliënten en/of Betrokkenen zoveel mogelijk worden beschermd en beveiligd om de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen en te voorkomen dat zij worden vervormd, beschadigd, vernietigd of aan een onbevoegde derde worden verstrekt.
De specifieke maatregelen die Van Olmen & Wynant in dit kader heeft genomen, zijn beschreven in het informatiebeveiligingsbeleid, waarvan Cliënt of Betrokkene een kopie kan verkrijgen.
In het geval van Inbreuk in verband met Persoonsgegevens en de daarmee gepaard gaande schending van de beschikbaarheid, integriteit of vertrouwelijkheid van Persoonsgegevens zal Van Olmen & Wynant Inbreuk in verband met Persoonsgegevens binnen 72 uur na het bekend worden ervan melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico vormt voor de rechten en vrijheden van de desbetreffende Cliënten of Betrokkenen.
Van Olmen & Wynant zal een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens ook melden aan de desbetreffende Cliënt en/of Betrokkene indien het waarschijnlijk is dat de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens een verhoogd risico voor de rechten en vrijheden van de Cliënt of Betrokkene met zich meebrengt.
13. Bewaartermijn van Persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het in deze beleidsverklaring beschreven doel. Rekening houdend met de contractuele aard van de relatie tussen Van Olmen & Wynant en haar Cliënten, worden de Persoonsgegevens tot vijf (5) jaar na afloop van de Opdracht bewaard. Na deze periode worden de Persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.
14. Contact
Voor alle aanvullende informatie in verband met deze beleidsverklaring of voor elk verzoek om correctie, toegang of beperking van de Verwerking, kunt u contact opnemen met Van Olmen & Wynant via personaldata@vow.be. U ontvangt binnen dertig (30) dagen kosteloos een bevestiging van uw verzoek, met dien verstande dat deze termijn met dertig (30) dagen kan worden verlengd, indien Van Olmen & Wynant het verzoek in kwestie als complex beschouwt.
15. Geschillen en toepasselijk recht
Deze beleidsverklaring wordt beheerst door het Belgisch recht. Alle geschillen met betrekking tot deze beleidsverklaring, met inbegrip van haar interpretatie, evenals de geschillen met betrekking tot de bescherming van Persoonsgegevens, vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel, onverminderd de andersluidende wettelijke bepalingen van dwingend recht. Alvorens een rechtsvordering in te stellen, zullen alle betrokken partijen alle mogelijke maatregelen nemen om het geschil minnelijk te regelen.