I. Voorwerp
Art.1 - Deze algemene voorwaarden (hierna "Algemene Voorwaarden") zijn van toepassing op alle overeenkomsten gesloten tussen Van Olmen & Wynant CVBA (met maatschappelijke zetel te 1050 Brussel, Louizalaan 221, CBE-nr.0465 265 844, hierna "VOW") en haar cliënten (hierna de "Cliënt"), in verband met de door VOW aan de Cliënt verleende of te verlenen diensten (hierna de "Opdracht") en op alle rechtsverhoudingen die in dit verband tussen VOW en de Cliënt ontstaan.
Art.2 - Door een Opdracht aan VOW toe te vertrouwen aanvaardt de Cliënt van rechtswege de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden op zowel de betreffende Opdracht als op de toekomstige Opdrachten. VOW kan de Algemene Voorwaarden wijzigen, waarbij de Cliënt aanvaardt dat de gewijzigde versie onmiddellijk van toepassing is op de lopende Opdrachten. De actuele versie van de Algemene Voorwaarden is beschikbaar op de website van VOW.
II. Aanvaarding en beëindiging van de Opdracht
Art.3 - VOW is niet verplicht om een Opdracht of enig ander verzoek van de Cliënt te aanvaarden zolang VOW de Opdracht niet heeft aanvaard.
Art.4. - Zowel VOW als de Cliënt zijn te allen tijde gerechtigd de Opdracht eenzijdig te beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving.
III. Identificatieplicht
Art.5 - De Cliënt erkent dat VOW onderworpen is aan het preventief luik van de witwaswetgeving (o.a. de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme) die tot doel heeft verschillende onwettige praktijken te beteugelen en die een aantal dwingende verplichtingen oplegt aan de advocaten, in het bijzonder de verplichting om voortdurend waakzaam te blijven met betrekking tot elementen die op het witwassen van geld of de financiering van terrorisme kunnen wijzen. De Cliënt erkent derhalve (i) dat VOW wettelijk verplicht is de identiteit van de Cliënt na te gaan en zal aan VOW op eerste verzoek alle informatie verstrekken die de laatstgenoemde kan vragen, in voorkomend geval door middel van het invullen van de daartoe bestemde formulieren, met inbegrip van de formulieren voor de identificatie van de eindbegunstigde, en (ii) dat, indien er een vermoeden is van inbreuk op de voornoemde wetgeving, VOW verplicht is om, zonder de Cliënt daarvan in kennis te stellen, de feiten te melden aan de Stafhouder van de Orde van Advocaten, die op zijn beurt de bevoegde overheidsinstanties (o.a. de financiële inlichtingendienst) verder kan informeren. VOW is in geen geval aansprakelijk zijn voor de gevolgen van haar het handelen in overeenstemming met bovengenoemde wetgeving.
IV. Diensten van derden
Art.6 - Indien VOW in het kader van de uitvoering van een Opdracht gebruik maakt van diensten van derden, zal VOW bij de selectie van deze derden de nodige zorgvuldigheid in acht nemen en, waar en voor zover nodig, vooraf met de Cliënt overleggen. Tenzij anders overeengekomen, worden deze derden geacht te handelen voorrekening van de Cliënt. VOW is in geen geval aansprakelijk zijn voor de uitvoering door deze derden van hun diensten, noch voor eventuele fouten of tekortkomingen die deze derden bij de uitvoering van hun diensten kunnen begaan. VOW is gerechtigd een eventuele aansprakelijkheidsbeperking van een dergelijke derde voor rekening van de Cliënt te aanvaarden. De vergoeding voor de door de derde verleende diensten zal, naar keuze van de Cliënt, rechtstreeks door de derde aan de Cliënt in rekening worden gebracht of onrechtstreeks door VOW worden doorgerekend.
V. Informatie en vertrouwelijkheid
Art.7 - De Cliënt dient op eerste verzoek onmiddellijk alle informatie te verstrekken die verband houdt met de opdracht en is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de verstrekte informatie. Indien de Cliënt in gebreke blijft om de nodige medewerking te verlenen, heeft VOW het recht om de uitvoering van de werkzaamheden voor de Cliënt op te schorten en/of de Opdracht te beëindigen (in voorkomend geval dor haar tussenkomst in een zaak te beëindigen).
Art.8 - VOW verbindt zich ertoe elke Opdracht te behandelen in overeenstemming met de vertrouwelijkheidsverplichtingen die haar en haar advocaten worden opgelegd door het Belgisch Gerechtelijk Wetboek en door de Deontologische Code van de Orde van Advocaten.
Art.9 - Op voorwaarde dat dit met de nodige zorgvuldigheid gebeurt en tenzij de Deontologische Code van de Orde van Advocaten en/of de Cliënt zich daartegen verzet, verleent de Cliënt aan VOW het recht om voor reclamedoeleinden publiekelijk bekend te maken dat VOW voor de Cliënt optreedt of heeft opgetreden. Openbaarmaking van een lopende of afgelopen tussenkomst door VOW voor de Cliënt aan de pers is echter onderworpen aan de voorafgaande aanvaarding door de Cliënt, tenzij het bestaan van deze tussenkomst of van de betreffende transactie of zaak reeds publiek bekend is.
Art.10 - Alle overeenkomsten, adviezen, procedurestukken, correspondentie en, in het algemeen, alle informatie of zaken, ongeacht de vorm of het medium, die door VOW voor, namens en/of voor rekening van de Cliënt worden opgesteld en/of aan de Cliënt ter beschikking worden gesteld (hierna te noemen de "Resultaten van de Opdracht"), zijn strikt vertrouwelijk, vallen onder de regels van het beroepsgeheim en zijn bestemd voor het gebruik uitsluitend door de Cliënt. De Resultaten van de Opdracht mogen niet, geheel of gedeeltelijk, worden gebruikt, gekopieerd, geciteerd of openbaar gemaakt of aan derden worden meegedeeld voor enig ander doel dan met voorafgaande toestemming van VOW.
Art.11 - De Cliënt aanvaardt dat VOW, zoals door de beroepsregels toegestaan en onder strikte naleving van het beroepsgeheim, opdrachten kan aanvaarden van andere Cliënten wier activiteiten concurrerend kunnen zijn met die van de Cliënt en/of derden kan bijstaan van wie de belangen strijdig zijn met die van de Cliënt in zaken waarin deze laatste VOW niet regelmatig raadpleegt.
VI. Aansprakelijkheid
Art.12 - Enige aanspraak van de Cliënt in verband met de Opdrachten kan uitsluitend tegen VOW worden ingeroepen. Dit is eveneens van toepassing op alle vorderingen van de Cliënt ten aanzien van de medewerkers, advocaten, assistenten en medewerkers van VOW.
Art.13 - De Cliënt erkent dat juridische zaken, procedures of geschillen risico's en kosten met zich meebrengen (naast de kosten van zijn eigen advocaat), zoals deze die verband houden met de kosten van een gerechtelijke procedure, zoals bepaald in de artikelen 1017 en 1022 van het Belgisch Gerechtelijk Wetboek en het Koninklijk Besluit van 26 oktober 2007, waarover de Cliënt erkent naar behoren te zijn geïnformeerd, en dat, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen of zoals volgt uit de aard van de verbintenis van VOW, alle VOW-verplichtingen in het kader van de Opdracht inspanningsverplichtingen zijn.
Art.14 - De Cliënt erkent dat VOW niet aansprakelijk is voor de gevolgen van overmacht of van externe oorzaken en dat, behoudens kwade trouw of opzet die aan VOW kan worden toegerekend, de aansprakelijkheid van VOW in verband met de Opdracht en de vergoeding van de schade die hij in geval van een eventuele beroepsfout kan lijden, beperkt is tot het bedrag dat door de verzekering van VOW wordt uitbetaald dan wel, bij gebreke daarvan, tot het bedrag van het honorarium dat in rekening is gebracht voor de desbetreffende Opdracht.
VOW bevestigt een beroepsaansprakelijkheidsverzekering te hebben afgesloten, waarvan de Cliënt op aanvraag een certificaat kan bekomen. VOW kan ervoor opteren, indien de Cliënt erom verzoekt, om in het kader van een bepaalde Opdracht een aanvullende verzekering af te sluiten, in welk geval de kosten van deze verzekering voor rekening zullen zijn van de Cliënt.
Art.15 - Behoudens opzet of grove schuld van VOW, ontslaat de Cliënt VOW van alle aansprakelijkheid en zal de Cliënt VOW vrijwaren voor alle aanspraken, eisen en vorderingen van welke aard dan ook, die door derden tegen VOW worden gemaakt of ingesteld en die verband houden met of het rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg zijn van een Opdracht of een door of namens VOW voor de Cliënt verrichte of te verrichten dienst, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, alle schade, kosten of uitgaven die VOW in verband met dergelijke aanspraken, eisen en vorderingen lijdt of maakt.
VII. Erelonen
Art.16 - De Opdracht wordt uitgevoerd tegen het tussen VOW en de Cliënt overeengekomen ereloon, dan wel bij gebreke van een dergelijke overeenkomst, tegen de gebruikelijke uurtarieven van de advocaten van VOW, met inachtneming van onder meer de aard van de Opdracht en in functie van de anciënniteit van de betrokken advocaat. De kosten worden berekend per tijdseenheid van vijf (5) minuten. VOW kan deze uurtarieven van tijd tot tijd wijzigen. In geval van wijziging zullen de diensten worden gefactureerd tegen de tarieven die gelden op het moment van facturatie.
Art.17 - Indien VOW, al dan niet op verzoek van de Cliënt, een inschatting maakt van het voor een Opdracht verschuldigde ereloon, is deze inschatting te allen tijde niet bindend, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
Art.18 - VOW zal aan de Cliënt een forfaitaire vergoeding aanrekenen ten belope van zeven (7) % van de aangerekende erelonen ter dekking van haar gebruikelijke administratieve kosten (d.w.z. secretariaatswerk, typewerk, telefoon, fax, ICT en niet-aangetekende zendingen). Deze vergoeding dekt niet de kosten van derden, de reis- en/of verblijfskosten buiten het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de gerechts- en griffiekosten, de procedurekosten, de specifieke aan een Opdracht verbonden kosten (zoals de kosten van vertaling, van expertises, van de raadpleging van derde professionele partijen, van de oprichting van data rooms, van fiscale zegels, van aangetekende zendingen, van de koeriersdienst, enz. ...), noch de uitzonderlijke erelonen en uitgaven die VOW in naam en voor rekening van de Cliënt voorschiet.
Art.19 - VOW heeft het recht om, vóór de aanvang van de werkzaamheden en/of tijdens de uitvoering van de werkzaamheden, van de Cliënte een voorschot te verlangen ter dekking van haar erelonen of uitgaven en heeft het recht om niet eerder met de werkzaamheden te beginnen en de werkzaamheden op te schorten, zolang het voorschot niet is betaald.
VIII. Facturatie
Art.20 - VOW factureert de door de Cliënt verschuldigde bedragen, indien toepassing vermeerderd met BTW en, indien van toepassing, volgens de overeengekomen frequentie. Alle facturen van VOW dienen binnen dertig (30) dagen na factuurdatum te worden betaald. Bij gebreke van tijdige betaling heeft VOW vanaf de vervaldag van de factuur van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling recht op een jaarlijkse interest van acht (8) % en op een forfaitaire schadevergoeding van vijftien (15) % van het gefactureerde bedrag (met een minimum van 100,00 EUR), onverminderd het recht van VOW om vergoeding te vorderen van de werkelijk geleden schade en gemaakte uitgaven.
Art.21 - Indien de Cliënt in gebreke blijft om enig aan VOW verschuldigd bedrag te betalen, behoudt VOW zich het recht voor om, na kennisgeving aan de Cliënt, de uitvoering van de betreffende Opdracht of enige andere Opdracht met onmiddellijke ingang op te schorten tot het moment dat alle verschuldigde bedragen geheel of gedeeltelijk zijn voldaan, dan wel de dienstverlening aan de Cliënt geheel of gedeeltelijk te beëindigen, zonder dat de Cliënt recht heeft op enige vergoeding voor de gevolgen van de opschorting of beëindiging. In geval van beëindiging van de Opdracht door VOW wegens een aan de Cliënt toerekenbare tekortkoming, dan wel in geval van beëindiging van de Opdracht door de Cliënt om een andere reden dan grove nalatigheid van VOW, worden alle reeds door VOW uitgereikte facturen onmiddellijk opeisbaar en zijn alle latere facturen contant betaalbaar.
Art.22 - Alle Cliënten voor wie VOW in dezelfde Opdracht optreedt of wie VOW in dezelfde zaak vertegenwoordigt, zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de desbetreffende erelonen en kosten, ongeacht aan welke Cliënt de factuur is verzonden.
Art.23 - Indien de Cliënt in verband met de betaling van de ereloon en de kosten van VOW beroep kan doen op een (gehele of gedeeltelijke) financiële tussenkomst van derden (bijvoorbeeld een verzekeringsmaatschappij), dient de Cliënt deze derde zo spoedig mogelijk op de hoogte van de betrokkenheid van VOW te stellen en VOW op de hoogte te brengen van de voorwaarden van de financiële tussenkomst van die derde. In voorkomend geval kan VOW deze derde verzoeken om zijn financiële tussenkomst te bevestigen en kan de aan de Cliënt uitgereikte facturen met het oog op hun betaling aan deze derde meedelen. In ieder geval blijft de Cliënt jegens VOW aansprakelijk voor de betaling van haar facturen, ongeacht of deze facturen door de derde (gedeeltelijk) zijn of zullen worden voldaan, in welk geval de Cliënt, waar van toepassing, aanspraak kan maken op de terugbetaling vanwege de derde.
IX. Derdenrekening
Art.24 - VOW zal de Cliënt zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen van de bedragen die zij voor rekening van de Cliënt ontvangt en deze bedragen aan de Cliënt overmaken, onverminderd het recht van VOW om deze bedragen, mits zij dit vooraf schriftelijk aan de Cliënt meedeelt, in mindering te brengen op de door de Cliënt aan VOW verschuldigde bedragen ter voldoening van die bedragen.
X. Archivering
Art.25 - VOW is wettelijk verplicht om alle dossiers met betrekking tot de Opdracht na beëindiging van de Opdracht te archiveren en gedurende een periode van vijf (5) jaar te bewaren. De originele bewijsstukken en documenten die door de Cliënt aan VOW zijn verstrekt, zullen op eerste verzoek aan de Cliënt worden teruggegeven. De Cliënt erkent dat VOW geen verplichting heeft om de gearchiveerde bestanden te bewaren gedurende een periode langer dan vijf (5) jaar na beëindiging van de Opdracht.
XI. Verwerking van persoonsgegevens
Art.26 - In het kader van de Opdracht zal VOW zich houden aan de relevante wettelijke bepalingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, zoals de Verordening (EU) 2016/679 (van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG), in het bijzonder voor wat betreft de gegevens die de Cliënt aan VOW verstrekt. VOW heeft alle nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de door de Cliënt verstrekte gegevens doeltreffend worden beschermd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, aantasting, wijziging of beschadiging en zal de persoonsgegevens uitsluitend verwerken ten behoeve van (1) dossieradministratie en -verwerking in het kader van de Opdracht, (2) beheer en controle van risico en kwaliteit, (3) klanten- en relatieadministratie, (4) verspreiding van publicitaire en informatieve berichten (zoals nieuwsbrieven, uitnodigingen voor seminaries, ...) indien VOW van mening is dat dit van belang kan zijn voor de beoogde ontvangers en (5) de naleving van de wettelijke en reglementaire verplichtingen die aan VOW zijn opgelegd (met inbegrip van de kwesties in verband met de preventie van het witwassen van geld en de bestrijding van de financiering van terrorisme). Verdere aanvullende specifieke bepalingen over de verwerking van persoonsgegevens zijn beschikbaar op onze website.
Door het verstrekken van persoonsgegevens aan VOW geeft de Cliënt VOW de toestemming om de bovengenoemde verwerking uit te voeren. De Cliënt staat ervoor in dat deze gegevens worden verstrekt met inachtneming van de relevante wettelijke bepalingen, bij gebreke waarvan de Cliënt VOW zal schadeloosstellen voor en vrijwaren van alle schade en kosten, met inbegrip van de aanspraken van derden.
De betrokkenen hebben te allen tijde recht op toegang tot en correctie van de gegevens die op hen betrekking hebben. Bovendien hebben deze personen het recht zich te verzetten tegen de verwerking van hun persoonsgegevens voor publicitaire doeleinden in het kader van de diensten van VOW. Om deze rechten uit te oefenen volstaat het dat de betrokkene aan Van Olmen & Wynant een schriftelijk, gedateerd en ondertekend verzoek meedeelt met een kopie van zijn identiteitsbewijs, ter attentie van de Verantwoordelijk voor verwerking, Louizalaan 221, 1050 Brussel (of per e-mail naar personaldata@vow.be). Elk verzoek om informatie over deze clausule kan ook naar één van deze adressen worden gestuurd.
XII. Diverse bepalingen
Art.27 – Uitsluitend deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de Opdrachten. De toepasselijkheid van alle andere voorwaarden, met inbegrip van de voorwaarden van de Cliënt, ongeacht of zij met deze Algemene Voorwaarden in strijd zijn, wordt uitgesloten.
Art.28 - De relatie tussen VOW en de Cliënt schept geen enkel recht, noch enig uitdrukkelijk of stilzwijgend voordeel ten gunste van derden.
Art.29 - De Algemene Voorwaarden zijn ook van toepassing ten gunste van de aandeelhouders en bestuurders van VOW en alle personen, ongeacht hun hoedanigheid, waarop VOW voor haar dienstverlening beroep doet of heeft gedaan en hun respectieve aandeelhouders en bestuurders.
Art.30 - Indien één of meer bepalingen van de Algemene Voorwaarden nietig, ongeldig of niet afdwingbaar zijn, blijven de overige bepalingen geldig.
Art.31 - De Opdrachten, met inbegrip van hun interpretatie, uitvoering en elk geschil in verband daarmee, alsook elke andere relatie tussen VOW en de Cliënt, al dan niet contractueel, worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht en zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel (België). VOW en de Cliënt zullen zich in de eerste plaats inspannen om een tussen hen ontstane geschil minnelijk te regelen overeenkomstig de toepasselijke regels van de Orde van Advocaten.