Van Olmen & Wynant attache une grande importance à la protection de la vie privée. Notre Politique de protection de la vie privée vous informe sur nos activités de traitement des Données à caractère personnel, sur les droits des personnes concernées et sur les mesures prises par Van Olmen & Wynant pour protéger la confidentialité.
1. Le cadre
Le cabinet d'avocats VAN OLMEN & WYNANT SCRL, dont le siège social est situé à 1050 Bruxelles, avenue Louise 221, inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0465.265.844 (ci-après « Van Olmen & Wynant ») attache une grande importance à la protection des Données à caractère personnel qu'il traite. Dans le cadre d'un comportement déontologique et juridiquement responsable, Van Olmen & Wynant s'engage à respecter le Règlement (UE) n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé « le RGPD »).
Par la présente politique, Van Olmen & Wynant entend vous informer sur le traitement des Données à caractère personnel et les droits des personnes concernées. Cette politique décrit, entre autres, les mesures prises par Van Olmen & Wynant pour protéger la vie privée dans le contexte des services de Van Olmen & Wynant, y compris l'utilisation de son site Internet et les Pages de médias sociaux tels que Facebook, LinkedIn et Twitter.
Les Clients et les Personnes Concernées (tels que définis ci-dessous) sont donc invités à lire attentivement la présente politique, étant entendu qu'elle peut être modifiée de temps à autre en raison des commentaires ou des changements apportés aux services, conditions ou dispositions légales ou réglementaires.
2. Définitions
Pour une bonne compréhension de la terminologie utilisée dans le cadre de la présente politique, un certain nombre de termes sont définis ci-dessous, le cas échéant, conformément au RGPD :
a) Personne concernée : désigne une personne physique, selon le cas le Client, dont les Données à caractère personnel ont été fournies explicitement ou implicitement à Van Olmen & Wynant par lui ou par un Client.
b) Client : désigne un client auquel Van Olmen & Wynant fournit des services ou auquel elle a déjà fourni des services dans le passé.
c) Violation de données à caractère personnel : désigne une atteinte à la sécurité entraînant la destruction, la perte, la modification, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé, accidentels ou illicites de Données à caractère personnel traitées.
d) Mandat : désigne la relation contractuelle du Client et/ou de la Personne concernée avec Van Olmen & Wynant en sa qualité de conseiller juridique du Client et/ou de la Personne concernée.
e) Données à caractère personnel : désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (« Personne concernée »") au regard du RGPD.
f) Traitement ou Traiter : toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur des Données à caractère personnel ou sur des ensembles de Données à caractère personnel, que ce soit ou non par des moyens automatisés, tels que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, le stockage, l'adaptation, l'adoption ou la modification, la récupération, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou par une autre mise à disposition, le rapprochement ou la combinaison, la restriction, la suppression ou la destruction.
g) Responsable du traitement : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, l'agence ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement des Données à caractère personnel, à savoir, le cas échéant, Van Olmen & Wynant.
h) Sous-traitant : désigne une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme, qui traite les Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement, à savoir, si le Client est le Responsable du traitement, Van Olmen & Wynant.
i) Site Internet : site Internet de Van Olmen & Wynant (www.vow.be)
j) Les Pages de Médias Sociaux : la page Facebook de Van Olmen & Wynant (https://www.facebook.com/Van-Olmen-Wynant-298559497409890/), la page LinkedIn de Van Olmen & Wynant (https://www.linkedin.com/company/van-olmen-&-wynant/) et la page Twitter de Van Olmen & Wynant (https://twitter.com/vanolmenwynant?lang=nl).
3. Consentement pour le traitement
En désignant Van Olmen & Wynant comme conseiller juridique (éventuellement en signant la convention d’honoraires) et/ou en visitant le site Internet et/ou les Pages de médias sociaux et/ou en transférant des Données à caractère personnel à Van Olmen & Wynant via le site Internet ou des Pages de médias sociaux ou de toute autre manière et dans la mesure où le Traitement ne repose sur aucun autre motif de Traitement au sens de l'article 6 RGPD :
- Si la Personne concernée fournit des Données à caractère personnel, Van Olmen & Wynant est autorisée à Traiter toutes les données, y compris les Données à caractère personnel relatives à la Personne concernée, conformément aux finalités décrites ci-dessous ;
- Dans le cas où il fournit des Données à caractère personnel de la Personne concernée, le Client garantit qu'il dispose des autorisations et/ou de la base juridique nécessaires pour donner à Van Olmen & Wynant l'autorisation de Traiter toutes les données, y compris les Données à caractère personnel concernant la ou les Personnes concernées, conformément aux finalités décrites ci-dessous.
4. La collecte et la nature des Données à caractère personnel
Van Olmen & Wynant collecte des Données à caractère personnel par le biais de leur transfert par le Client ou la Personne concernée, en particulier dans le cadre de son Mandat, via le Site Internet, via les Pages des médias sociaux, via des sources accessibles au public et via des sources dont l'accès est légalement restreint. De plus, le serveur du Site Internet reconnaît automatiquement l'adresse IP et/ou le nom de domaine de la personne qui visite le Site Internet. Lorsque des Données à caractère personnel sont collectées par le biais de l'utilisation de Pages de médias sociaux, Van Olmen & Wynant invite le client ou la personne concernée à consulter les politiques de protection de la vie privée des fournisseurs de médias sociaux concernés afin d'obtenir une vue complète du traitement à cet égard. Les politiques de protection de la vie privée des fournisseurs de médias sociaux concernés peuvent être consultées par le biais des liens internet suivants : https://www.facebook.com/policy.php (Facebook), https://twitter.com/en/privacy (Twitter) et https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy (LinkedIn). Les Données à caractère personnel comprennent donc, entre autres, le nom et le prénom, les coordonnées, telles que l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, les données d'identification telles que le numéro de TVA et le numéro de registre national, les données relatives à l'état civil, la date et le lieu de naissance et les données concernant l'emploi ou les activités professionnelles.
Dans le cadre du Mandat, il est également possible que Van Olmen & Wynant traite certaines catégories sensibles de Données à caractère personnel telles que la race ou l'origine ethnique, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance à un syndicat, les opinions ou préférences politiques et les données de santé. Le traitement de ces Données à caractère personnel est soumis aux dispositions spécifiques décrites à l'article 6 de la présente déclaration de politique.
5. Finalité du traitement
Van Olmen & Wynant traite les Données à caractère personnel dans le cadre du Mandat (y compris le suivi administratif des dossiers et l'exécution des conventions d'honoraires), en vue d'une gestion efficace de la clientèle et à des fins publicitaires et de marketing, telles que les lettres d’information, événements, séminaires et congrès et les courtoisies commerciales (comme les cartes de Noël).
Toutes les Données à caractère personnel seront Traitées exclusivement aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et dans la mesure nécessaire pour atteindre cet objectif. Cette restriction s'applique tant à la quantité de Données à caractère personnel qu'à la portée du Traitement, à la durée de conservation et à l'accessibilité. Si les Données à caractère personnel devaient être traitées à des fins différentes de celles pour lesquelles elles ont été initialement collectées, Van Olmen & Wynant s'assure que le Traitement n'est pas effectué d'une manière incompatible avec l'objectif pour lequel les Données à caractère personnel ont été fournies. Si la finalité souhaitée est incompatible avec la finalité initiale pour laquelle les Données à caractère personnel ont été fournies, Van Olmen & Wynant demandera le consentement du Client pertinent et/ou de la Personne concernée pertinente pour le Traitement de leurs Données à caractère personnel respectives à la lumière de cette nouvelle finalité, à condition que le consentement soit donné librement.
Van Olmen & Wynant a pour principe de ne pas recourir à la prise de décision automatisée.
Si le Client ou, le cas échéant, la Personne concernée, ne souhaite pas que ses Données à caractère personnel soient traitées à des fins de publicité, de marketing ou de courtoisie commerciale, il peut à tout moment retirer son consentement, sur simple demande adressée à Van Olmen & Wynant conformément à l'article 14 de la présente politique ou par les moyens prévus dans la communication correspondante.
6. Licéité du traitement
Van Olmen & Wynant traite les Données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire (a) pour l'exécution de son Mandat ou pour l'exécution des mesures précontractuelles demandées par le Client ou la Personne concernée, ou (b) pour se conformer à ses obligations légales ou (c) à des fins publicitaires et de marketing visant à mener une politique d'information des Clients et/ou Personnes concernées et à mener une politique de fidélisation, ou (d) pour défendre les intérêts légitimes de Van Olmen & Wynant.
Si le Traitement ne peut être justifié par l'un des fondements juridiques susmentionnés, Van Olmen & Wynant peut demander le consentement du Client et/ou de la Personne concernée, à condition que ce consentement soit donné librement.
En ce qui concerne le Traitement des Données à caractère personnel sensibles, Van Olmen & Wynant traite ces Données à caractère personnel lorsque (a) elle a obtenu le consentement explicite de la Personne concernée, le cas échéant par l'intermédiaire du Client, pour traiter une ou plusieurs catégories particulières de Données à caractère personnel à des fins bien définies ou (b) lorsque cela est nécessaire pour exécuter le Mandat, notamment dans le cadre de l’établissement, l'exercice ou la défense d'une action en justice ou (c) pour respecter les obligations juridiques de Van Olmen & Wynant ou (d) si le Traitement concerne des Données à caractère personnel qui ont été manifestement rendues publiques par la Personne concernée.
7. Les Destinataires et les sous-traitants
Van Olmen & Wynant peut transférer des Données à caractère personnel (ou peut être tenue de transférer des Données à caractère personnel) à des autorités publiques et peut transférer des Données à caractère personnel à des sous-traitants afin qu'ils puissent traiter ces données au nom de Van Olmen & Wynant à condition que les sous-traitants garantissent un niveau adéquat de protection des Données à caractère personnel et soient tenus, par contrat, de respecter le RGPD. Les données à caractère personnel ne seront pas transférées vers des pays tiers qui n'offrent pas une protection au moins équivalente à cette protection dans l'EEE.
Les Données à caractère personnel peuvent être communiquées à des fins d'usage interne aux membres du personnel de Van Olmen & Wynant et à ses avocats, mais toujours dans la mesure où cela est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions, telles que le suivi et le traitement des dossiers, le suivi administratif et le suivi des relations clients.
Van Olmen & Van Olmen Wynant peut également transférer des Données à caractère personnel (ou peut être obligée de transférer des Données à caractère personnel) dans le cadre de son utilisation de sous-traitants externes (tels que les fournisseurs de services informatiques, y compris les services relatifs aux logiciels de traitement et de suivi des dossiers ou de comptabilité, le comptable, les partenaires professionnels et autres personnes impliquées dans le suivi du dossier, tels que des notaires, des avocats, des huissiers de justice) à condition qu'ils offrent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s'assurer que le Traitement est conforme aux exigences du RGPD et à la protection des droits des Données à caractère personnel et lorsque le transfert est nécessaire dans le cadre légal ou réglementaire applicable compte tenu des finalités du Traitement.
Dans la mesure requise par le RGPD, Van Olmen & Wynant conclut un contrat avec les sous-traitants dans lequel la finalité du traitement est déterminée, le Sous-traitant s'engage, entre autres, à respecter la confidentialité des Données à caractère personnel, à limiter le Traitement à ce qui est conforme aux instructions de Van Olmen & Wynant ou aux dispositions légales et à coopérer dans l'exercice des droits par le Client et la Personne concernée que leur confère le RGPD.
8. Stockage des Données à caractère personnel
Van Olmen & Wynant peut stocker des Données à caractère personnel sur des serveurs situés en dehors de la Belgique ou dans un environnement cloud. Dans un tel cas, Van Olmen & Wynant s'assure que les Données à caractère personnel sont stockées dans un État membre de l'UE et/ou dans un pays reconnu pour assurer un niveau équivalent de protection des données et/ou que le respect des dispositions du RGPD est garanti par contrat.
9. Registre des activités de traitement
Van Olmen & Wynant tient, dans la mesure où la loi l'exige, un registre des Activités de traitement effectuées par elle ou sous sa responsabilité. Dans ce cas, le registre contiendra les informations requises par le RGPD, telles que le nom et les coordonnées du délégué (commun) à la protection des données, les finalités du traitement, la description des catégories de Personnes concernées, des Données à caractère personnel et des destinataires, la période de conservation, etc.
10. Droits des Clients et des Personnes concernées
La Personne concernée ou le Client peut exercer les droits énoncés ci-dessous en envoyant une notification écrite à l'adresse électronique suivante : personaldata@vow.be. Van Olmen & Wynant attire l'attention sur le fait que si le Client et/ou la Personne concernée s'oppose au Traitement des Données à caractère personnel en question ou exerce les droits énoncés ci-dessous, Van Olmen & Wynant peut ne plus être en mesure d'exécuter le Mandat et/ou ce Client ou cette Personne concernée ne pourront plus utiliser les services de Van Olmen & Wynant.
10.1 Droit de retirer son consentement
Si le Traitement est fondé sur son consentement, le Client et/ou la Personne concernée a, à tout moment, le droit de retirer ce consentement, sans que ce retrait n’affecte la légalité du Traitement qui a eu lieu avant le retrait du consentement.
10.2 Droit d'accès
Sous réserve de ses obligations légales et déontologiques, Van Olmen & Wynant fournira verbalement au Client ou à la Personne concernée, lors de la première consultation, des informations concernant le Traitement des Données à caractère personnel relatives au Client ou à la Personne concernée, y compris les objectifs, intérêts et principes du Traitement. Le Client et/ou la Personne concernée peut à tout moment consulter ses Données à caractère personnel et toutes informations relatives au Traitement de ses Données à caractère personnel.
10.3 Droit de rectification
Le Client et/ou la Personne concernée a le droit de faire rectifier, dans la mesure où la loi le permet, toutes les Données à caractère personnel le concernant qui sont incorrectes ou incomplètes.
10.4 Droit à l’effacement des données
Sauf si le Traitement est nécessaire pour l’établissement, l'exercice ou la défense d'une action en justice ou pour le respect d'une obligation légale incombant à Van Olmen & Wynant, le Client et/ou la Personne concernée auront le droit de faire effacer les Données à caractère personnel le concernant si (a) les Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été Traitées, ou (b) le consentement, dans la mesure où le Traitement repose sur le consentement, est retiré par le Client et/ou la Personne concernée ou (c) le Client et/ou la Personne concernée s’oppose au Traitement et il n'existe pas de raisons légitimes et impérieuses pour Van Olmen & Wynant ou (d) les Données à caractère personnel ont été Traitées de manière licite, ou (e) les Données à caractère personnel doivent être effacées afin de se conformer à une obligation légale.
Si la demande d'effacement fait partie d'une opposition au Traitement pour des raisons liées à la situation particulière du Client et/ou de la Personne concernée, Van Olmen & Wynant effacera les données, sous réserve de raisons légitimes et impérieuses pour le Traitement qui l'emportent sur les intérêts et droits du Client et/ou de la Personne concernée ou qui ont trait à l’établissement, l'exercice ou la défense d’une action en justice.
10.5 Droit à la limitation du Traitement
Le Client et/ou la Personne concernée ont le droit d'obtenir de Van Olmen & Wynant la limitation du Traitement si (a) l'exactitude des Données à caractère personnel est contestée par lui/elle, ou (b) le Traitement est illicite et il/elle s'oppose à l'effacement des Données à caractère personnel ou (c) il/elle a besoin des Données à caractère personnel pour établir, exercer ou défendre une action en justice alors que Van Olmen & Wynant n’en a plus besoin aux fins du traitement ou (d) il/elle s'oppose au Traitement pour les motifs légitimes énoncés à l'article 21 RGPD.
10.6 Droit à la portabilité des données
Le Client et/ou la Personne concernée ont le droit d'obtenir les Données à caractère personnel les concernant sous une forme structurée, usuelle et lisible et de transférer ces Données à caractère personnel à un autre responsable du traitement si (a) le Traitement est basé sur le consentement ou (b) le Traitement est nécessaire pour l'exécution de la mission selon les instructions juridiques de Van Olmen & Wynant.
10.7 Droit d'opposition
Le Client et/ou la Personne concernée ont le droit de déposer une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles (www.privacycommission.be) s'il/elle estime que le Traitement est illicite.
11. L'obligation de Van Olmen & Wynant
Van Olmen & Wynant a pris les mesures appropriées pour protéger les Données à caractère personnel afin de s'assurer que les Données à caractère personnel sont utilisées conformément aux finalités susmentionnées et que leur exactitude et leur mise à jour sont assurées.
12. La sécurité des Données à caractère personnel
Van Olmen & Wynant veille à ce que les Données à caractère personnel des Clients et/ou des Personnes concernées soient protégées et sécurisées dans toute la mesure du possible afin de garantir leur confidentialité et d'éviter qu'elles soient déformées, endommagées, détruites ou communiquées à des tiers non autorisés.
Les mesures spécifiques prises par Van Olmen & Wynant dans cette perspective sont décrites dans la politique de sécurité de l'information, dont une copie peut être obtenue par le Client ou la Personne concernée.
En cas d'infraction et de violation de la disponibilité, de l'intégrité ou de la confidentialité des Données à caractère personnel, Van Olmen & Wynant doit signaler l'infraction relative aux Données à caractère personnel à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures suivant le moment où elle en prend connaissance, à moins qu'il soit peu probable que l'infraction présente un risque pour les droits et libertés des Clients ou des Personnes concernées.
Van Olmen & Wynant signalera également la violation de Données à caractère personnel aux Clients et/ou aux Personnes concernées s'il est probable que la violation entraîne un risque accru pour les droits et libertés des Clients ou des Personnes concernées.
13. Durée de conservation des Données à caractère personnel
Les Données à caractère personnel ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente déclaration de politique. Compte tenu de la nature contractuelle de la relation entre Van Olmen & Wynant et ses Clients, les Données à caractère personnel seront conservées pendant cinq (5) ans après la fin de la mission. Passé ce délai, les Données à caractère personnel seront effacées ou rendues anonymes.
14. Contact
Pour toute information complémentaire relative à la présente politique ou pour toute demande de rectification, d'accès ou de limitation du Traitement, veuillez contacter Van Olmen & Wynant à personaldata@vow.be. Vous recevrez une confirmation gratuite de votre demande dans un délai de trente (30) jours, étant entendu que ce délai peut être prolongé de trente (30) jours supplémentaires, à condition que Van Olmen & Wynant considère la demande en question comme étant complexe.
15. Litiges et droit applicable
La présente politique est régie et interprétée conformément au droit belge. Tous les litiges relatifs à la présente politique, y compris son interprétation, ainsi que les litiges relatifs à la protection des Données à caractère personnel, relèvent de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement de Bruxelles, sans préjudice des dispositions légales impératives contraires. Avant d'intenter une action en justice, toutes les parties concernées prendront toutes les mesures possibles pour régler leur différend à l'amiable.